Бывают случаи, когда клиенты дублируются в CRM. Причины этого мы рассмотрим в конце статьи. Для начала разберемся с тем, что с этими дублями делать.
В CRM есть функция объединения клиентов в базе клуба. При объединении выбранные клиенты объединяются в одного, которому будут переданы все абонементы и записи из всех объединяемых клиентов.
Есть два способа объединения клиентов:
- Объединение похожих клиентов из таблицы предложенных (возможных) дубликатов.
- Ручное объединение каких угодно клиентов.
Таблица "Возможные дубликаты"
Таблица с возможными дубликатами которые нашла CRM
Если у дублей совпадают все введенные данные — имя, фамилия и контакт, то CRM сама предложит их объединить. В разделе "Клиенты" перед списком клиентов появится таблица "Возможные дубликаты!". В ней сгруппированы все возможные дубли, которые программа обнаружила. В таком случае вы можете просто нажать "Объединить сюда" у самого верхнего дубля. Программа ставит наверх самую подходящую для объединения карточку клиента .
Подходящая карточка клиента — это когда клиент, созданный вручную объединяется в клиента с меткой SP (метка SP означает, что пользователь зарегистрирован и у него есть связь с вашим клубом).
Если в предложенных две карточки клиента с меткой SP, объединять нужно в ту карточку, с которой клиент недавно совершал какие-то действия в системе.
Ручное объединение
Два клиента выбраны для объединения
Если же данные дублей не совпадают (например клиент регистрировался с двух разных телефонов или написал по-другому свои имя и фамилию), но вы уверены что это один и тот же клиент, то вы можете произвести ручное объединение клиентов. Для этого:
- Нажмите на аватарку каждого из клиентов, чтобы отметить их для объединения.
- Последним выберите того, который будет основным и приоритетным при обновлении.
- Сверху над списком клиентов нажмите "Объединить".
При ручном объединении будет показано окно с подтверждением в котором будут выделены все различающиеся данные у выбранных клиентов. Будьте внимательны при ручном объединении!
Откуда берутся дубли?
Дубли могут появиться из трех источников.
- Дубль клиента был создан в CRM кем-то из сотрудников клуба.
- Действующий клиент попал в клуб с новой учетной записью приложения — например, всегда заходил по телефону, а потом решил авторизоваться по email
- Клиент записался через форму разовой записи.
Вопрос - ответ
→ Что такое приоритет при объединении?
Приоритет определяет, какие данные останутся, если они есть у обоих объединяемых клиентов. Например, если телефон указан у обоих, то для слияния будет выбран номер который стоит у приоритетного (карточка в которую вы объединяете дубли). В большинстве случаев этим можно пренебречь, но стоит иметь ввиду.
→ Почему программа автоматически не объединяет возможные дубли, которые нашли?
Изначально так и было сделано, но происходили ситуации, когда программа объединяла похожих клиентов, которых не стоило объединять. По этой причине мы полностью не исключаем вмешательство администратора.
→ У клиентов всё одинаковое, но программа не предлагает их объединить.
Программа видит именно полное совпадение данных до последнего символа. Вот примеры, которые программа не увидит:
- Имя написано на русском и транслитом. Например, Иван Петров и Ivan Petrov
- В одном из случаев могут быть символы. Иван Петров- и Иван Петров
- Имя с фамилией написаны наоборот. Иван Петров и Петров Иван (в одном случае имя с фамилией записаны в соответствующие графы, а в другом перепутаны местами).
- Написано что-то дополнительное. Иван Петров и Иван Петров-Водкин